Grootboekrekeningen koppelen

In dit artikel leggen we uit hoe je op het scherm Grootboekrekeningen elke rol van de koppeling verbindt met de juiste rekening, het juiste dagboek of de juiste btw-code uit jouw Exact-administratie. Deze koppeling bepaalt waar je omzet, btw en betalingen in Exact terechtkomen, en is nodig voordat er facturen naar Exact geboekt kunnen worden.

Je opent het scherm via de tegel Grootboekrekeningen op het Exact-dashboard (Beheer → Exact Online).

Waarom je rollen aan rekeningen koppelt

Elke administratie heeft zijn eigen rekeningschema. CarParts weet wél welke soort bedrag het is — omzet, btw, een betalingskorting — maar niet op welk rekeningnummer dat in jóuw boekhouding hoort. Daarom werk je met rollen: je vertelt per rol (zoals het verkoopdagboek, de omzet of de btw-codes) welke echte rekening of code daarbij hoort. Pas als dat klopt, kan een boeking in Exact op de juiste plek landen.

Wanneer gebruik je dit scherm

Je gebruikt dit scherm bij het inrichten van de koppeling en telkens wanneer je rekeningschema in Exact verandert. Het is grotendeels een eenmalige klus: zodra alle rollen gekoppeld zijn, hoef je er alleen nog aan te komen als er iets wijzigt.

Zo koppel je de rollen

1. Bovenaan staat per rol een regel met het label en een korte toelichting. Is er een werkende koppeling met Exact, dan kies je de rekening, het dagboek of de btw-code uit een keuzelijst. De keuze toont het nummer met de omschrijving erbij; verkoopdagboeken staan bovenaan en zijn gemarkeerd, en geblokkeerde rekeningen krijgen een markering.
2. Is er (nog) geen koppeling, dan verandert elk veld in een vrij invoerveld en typ je het nummer zelf in. Zo kun je de inrichting alvast doen voordat de koppeling er is.
3. Klik op Opslaan.

Het scherm vertelt je zelf of je nog iets mist: staan er verplichte rollen open, dan verschijnt er een melding met de namen van de rollen die nog niet ingevuld zijn.

Nummers nu invullen, later koppelen

Heb je de nummers met de hand ingevuld zonder actieve koppeling, dan staat er wel een nummer maar is de rekening nog niet aan Exact verbonden. Exact boekt op de rekening zelf, niet op het losse nummer, dus met alleen een nummer kan er nog niet geboekt worden. Zodra de koppeling er is, verschijnt de knop Koppelen aan Exact: die haalt je rekeningschema op en verbindt de ingevulde nummers met de echte rekeningen. Nummers die niet in je administratie bestaan, blijven ongekoppeld en worden apart gemeld.

Let op: zolang een rol de melding 'nog niet aan Exact gekoppeld' draagt, kan er met die rol niet geboekt worden. Draai daarom na het invullen altijd even Koppelen aan Exact als de koppeling actief is.

Kostprijs meeboeken

In het blok Kostprijs meeboeken staat een schakelaar. Zet je die aan, dan wordt naast de omzet ook de kostprijs van de verkochte artikelen geboekt, met een tegenboeking op de voorraadrekening. Er verschijnen dan twee extra rollen die je allebei moet invullen.

Let op: staat de schakelaar aan, kies dan beide rekeningen. Een half ingevulde kostprijsboeking levert een scheve boeking op, dus je kunt pas opslaan als beide velden gevuld zijn — of je zet de schakelaar weer uit.

De balie-export-rekeningen

Het blok Balie-export gaat over de aparte Exact-export die je vanaf de baliepagina maakt voor contante en pinbetalingen. Hier stel je het dagboek en de tegenrekeningen in die dat bestand gebruikt. Het dagboek geldt voor élke regel in het bestand: bestaat het niet in je administratie, dan weigert Exact de hele import. Pin, iDEAL en bank enerzijds en contant en kas anderzijds boeken elk naar hun eigen tegenrekening.

Laat je deze velden leeg, dan gebruikt de export de vaste waarden van vroeger (dagboek 98, 1200 voor debiteuren, 2500 voor pin). De tegenrekening voor contant heeft geen oude waarde: laat je die leeg, dan krijgen contante betalingen geen tegenregel, precies zoals het vroeger ging.

De referentielijst met alle rekeningen

Onderaan kun je het blok Alle grootboekrekeningen uitklappen. Dat is een complete lijst van de rekeningen uit je Exact-administratie, met een eigen zoekveld op code of omschrijving. Deze lijst is puur ter referentie — je wijzigt er niets mee, maar hij helpt je het juiste nummer op te zoeken.

Wat deze koppeling beïnvloedt

De rollen-mapping bepaalt hoe je verkoopfacturen in Exact geboekt worden en waar de omzet, btw en betalingen landen. Je ziet het resultaat terug op het scherm 'Verkoopboekingen controleren (dry-run)': is een rol niet ingevuld, dan staat daar bij de boekingsregel geen grootboek. De balie-rollen bepalen daarnaast hoe het exportbestand van de baliepagina eruitziet.

Waarvoor je dit scherm niet gebruikt

Hier log je niet in en wissel je niet van administratie — dat doe je op het dashboard. Je werkt er ook geen klanten mee bij; daarvoor is 'Debiteuren in Exact bekijken'.

Samenvatting

In dit artikel heb je gezien hoe je elke rol koppelt aan de echte rekening, het dagboek of de btw-code uit je Exact-administratie, hoe je nummers alvast invult en later koppelt, hoe je de kostprijs en de balie-export inregelt en waar je de volledige rekeningenlijst vindt. Controleer na het koppelen een paar facturen met 'Verkoopboekingen controleren (dry-run)'. Werkt de koppeling nog niet, kijk dan eerst bij 'Het Exact-dashboard gebruiken'.