Exact-instellingen aanpassen

In dit artikel leggen we uit hoe je op het scherm Exact Online Instellingen de losse instellingen van de koppeling beheert: de gegevens van je eigen Exact-app, de administratie, het dagboek dat gebruikt wordt bij het definitief maken van facturen, en hoe en wanneer er automatisch gesynchroniseerd wordt. Dit is het scherm waar alle schakelaars en velden van de koppeling bij elkaar staan.

Je opent het scherm via de tegel Instellingen op het Exact-dashboard (Beheer → Exact Online).

Wanneer gebruik je het instellingenscherm

Voor het aanmaken van je app en het inloggen bij Exact gebruik je meestal het dashboard zelf; dat is de snelste weg. Het instellingenscherm gebruik je als je een specifiek veld wilt nazien of aanpassen — bijvoorbeeld het dagboek voor het definitief maken van facturen, of de synchronisatie-instellingen. Hier staan ook de velden die je op het dashboard niet los tegenkomt.

De gegevens van je Exact-app

In het blok OAuth Credentials staan de gegevens van je eigen app uit het Exact App Center:

• Client ID — de ClientID van je app. Dit veld is verplicht.
• Client Secret — het bijbehorende geheim. Om veiligheidsredenen tonen we een opgeslagen secret nooit terug; het veld blijft leeg. Laat je het leeg, dan behouden we het bestaande secret. Typ je er iets in, dan vervang je het.
• Webhook Secret — het geheim waarmee Exact zijn meldingen ondertekent. Ook dit wordt alleen bewaard; leeg laten betekent behouden.
• Redirect URI — de vaste callback-URL. Dit veld is alleen-lezen; je neemt hem letterlijk over in je eigen Exact-app.

Let op: de Client ID en het Client Secret moeten kloppen en opgeslagen zijn, anders kun je op het dashboard niet inloggen bij Exact. Zie 'Het Exact-dashboard gebruiken' voor het aanmaken en koppelen van de app.

Administratie en dagboek

In het blok Administratie Instellingen staat de administratie en het dagboek:

• Division (Administratie Nummer) — het nummer van de administratie waaraan je gekoppeld bent. Dit wordt automatisch ingevuld na het inloggen, maar kun je hier ook met de hand aanpassen.
• Vaste Debiteur ID — dit veld wordt niet meer gebruikt en is alleen-lezen. Elke klant wordt als eigen debiteur behandeld, dus er is geen vaste debiteur nodig.
• Journal ID en Journal Code — het dagboek dat gebruikt wordt wanneer een factuur in Exact definitief wordt gemaakt.

Tip: het wisselen van administratie doe je het handigst op het dashboard, bij Verbinding & rechten. Daar kies je de administratie uit een lijst en zie je meteen de naam erbij, zodat je zeker weet dat je de juiste kiest.

Automatische synchronisatie

In het blok Synchronisatie Instellingen bepaal je of facturen vanzelf naar Exact gaan:

• Automatische Synchronisatie — zet je dit aan, dan worden facturen automatisch doorgezet zodra ze de ingestelde status bereiken.
• Sync bij SubStatus — de status die een factuur moet bereiken voordat hij automatisch gesynchroniseerd wordt (standaard 'gesloten'). Dit veld is verplicht.

Opslaan en standaardinstellingen

Met de knop Opslaan rechtsboven leg je je wijzigingen vast. Navigeer je weg met niet-opgeslagen wijzigingen, dan waarschuwt het scherm je. Met Initialiseer Standaard Settings zet je de instellingen terug op een werkbare uitgangssituatie — handig bij een eerste inrichting, maar gebruik hem met beleid, want hij overschrijft de huidige instellingen.

Wat deze instellingen beïnvloeden

De app-gegevens bepalen of je überhaupt kunt inloggen bij Exact. De administratie bepaalt in welke boekhouding alles landt — wijzig je die, dan raakt dat al je koppelingen en synchronisaties. Het dagboek bepaalt waar facturen definitief geboekt worden, en de synchronisatie-instellingen bepalen of en wanneer dat automatisch gebeurt.

Let op: wijzig je de administratie, dan werken bestaande debiteurkoppelingen die naar een ándere administratie verwijzen niet meer. Doe dit alleen bewust, en bij voorkeur vanaf het dashboard, waar je de gevolgen bevestigt.

Waarvoor je dit scherm niet gebruikt

Het koppelen van rekeningen, dagboeken en btw-codes doe je niet hier, maar op 'Grootboekrekeningen koppelen'. Het inloggen, de statuscontrole en het wisselen van administratie horen bij 'Het Exact-dashboard gebruiken'. En het bijwerken van klanten doe je op 'Debiteuren in Exact bekijken'.

Samenvatting

In dit artikel heb je gezien hoe je op het instellingenscherm de gegevens van je Exact-app, de administratie, het dagboek voor definitief maken en de automatische synchronisatie beheert, en hoe je je wijzigingen opslaat. Voor het inrichten en inloggen begin je op 'Het Exact-dashboard gebruiken'; voor het koppelen van je rekeningen lees je 'Grootboekrekeningen koppelen'.