Debiteuren in Exact bekijken

In dit artikel leggen we uit hoe je op het scherm Debiteuren je klanten en hun status richting Exact Online bekijkt, ze koppelt aan debiteuren die al in Exact staan, en hun gegevens naar Exact stuurt. Zo zorg je dat elke klant in je boekhouding als debiteur bekend is voordat je facturen doorzet.

Je opent dit scherm via de tegel Debiteuren op het Exact-dashboard (Beheer → Exact Online).

Wanneer gebruik je dit scherm

Je gebruikt dit scherm om te zien welke klanten al als debiteur in Exact staan en welke nog niet, en om dat recht te trekken. Bij een nieuwe koppeling leg je in één keer alle bestaande klanten naast je Exact-relaties; daarna gebruik je het scherm vooral om losse nieuwe klanten te koppelen of om bijgewerkte gegevens door te sturen.

Zo lees je de debiteurenlijst

De lijst toont per klant een aantal kolommen: Klant, Klantnummer, een Exact-kolom met het logo, de Status, en Laatst gesynchroniseerd. Met het zoekveld filter je op naam of klantnummer; met de keuzelijst Syncstatus beperk je de lijst tot een bepaalde toestand (Alles, Gekoppeld, Fout of Nog niet gekoppeld).

Het Exact-logo in de eigen kolom is vol gekleurd en aanklikbaar zodra de klant als debiteur in Exact staat — je springt er dan mee naar de debiteurkaart in Exact. Staat de klant daar nog niet, dan is het logo grijs.

De status vertelt je precies waar een klant staat:

• Gekoppeld — de klant is aan een debiteur gekoppeld en onze gegevens staan in Exact.
• Gekoppeld, nog niet bijgewerkt — de klant hangt aan een bestaande relatie, maar onze gegevens zijn daar nog niet heen gestuurd; de relatie staat er nog zoals de boekhouder hem had.
• Bezig — de verwerking loopt nog (meestal via een achtergrondtaak).
• Fout — de laatste poging mislukte; de reden staat onder de status.
• Nog niet gekoppeld — de klant is nog nooit aan Exact aangeboden.

Bekijk vooraf wat er naar Exact gaat

Wil je weten welke gegevens er precies naar Exact zouden gaan, klik dan bij een klant op Preview. Je krijgt dan een venster met de volledige gegevens die verstuurd zouden worden, plus eventuele problemen of waarschuwingen. Staat er dat de klant 'ongewijzigd' is sinds de vorige keer, dan valt er niets te versturen.

Tip: een preview verstuurt niets en wijzigt niets. Gebruik hem gerust om te controleren of een adres of naam klopt voordat je echt synchroniseert.

Koppelen aan bestaande debiteuren

Staan er al relaties in je Exact-administratie, dan wil je je klanten daar eerst aan koppelen in plaats van dubbele debiteuren aan te maken. Klik in het blok Koppelen aan bestaande debiteuren op Controleer alle debiteuren. We halen dan je relatiebestand uit Exact op en zoeken per klant de relatie met hetzelfde klantnummer.

In de tabel zie je naast elke klant het gevonden debiteurnummer en de Naam in Exact, met een kleurband die aangeeft hoe zeker de match is (hoog, midden of laag). Komt het nummer overeen maar de naam niet, dan krijgt die rij de markering 'naam wijkt af' — die loop je zelf even na. Je koppelt vervolgens met Koppel alle (alles wat koppelbaar is), Koppel … zonder afwijking (alleen de rijen waar nummer én naam overeenkomen) of per rij met de knop Koppel.

Koppelen legt alleen bij ons vast welke Exact-relatie bij welke klant hoort. Er gaat niets naar Exact en er wordt daar nooit een debiteur aangemaakt — de klantgegevens gaan pas mee bij een volgende synchronisatie.

Eén debiteur synchroniseren

Met Nu synchroniseren bij een klant stuur je zijn gegevens daadwerkelijk naar Exact. Bestaat de debiteur daar al, dan werken we hem bij. Bestaat hij nog niet, dan koppelen we hem aan de relatie met hetzelfde klantnummer — er wordt geen nieuwe debiteur aangemaakt.

Wordt er geen bestaande relatie gevonden, dan vragen we je apart, met een tweede bevestiging, of je de klant als nieuwe debiteur in Exact wilt aanmaken.

Let op: een nieuwe debiteur aanmaken is niet terug te draaien. Exact geeft zo'n debiteur bovendien standaard zelf een nummer, dus het is niet gegarandeerd gelijk aan je eigen klantnummer. Maak alleen nieuwe debiteuren aan als je zeker weet dat de klant er nog niet staat.

Alles in één keer: de synchronisatiewizard

Voor een grote inhaalslag gebruik je de knop Alle debiteuren synchroniseren. Die begeleidt je in drie stappen, in de veiligste volgorde:

1. Koppelen — we koppelen meteen de veilige groep: de klanten waar zowel nummer als naam overeenkomen. Hierbij gaat er niets naar Exact.
2. Aandachtspunten — je loopt de twijfelgevallen na: afwijkende namen, klanten zonder match, en aandachtspunten uit Exact (zoals dubbele of ontbrekende debiteurnummers) en dubbele klantnummers aan jouw kant.
3. Resterende pushen — de overgebleven klanten maak je als nieuwe debiteur in Exact aan. Dit is de enige onomkeerbare stap; de verwerking loopt op de achtergrond en je volgt de voortgang in een apart venster.

Gegevens van gekoppelde debiteuren bijwerken

Met de knop Gegevens naar Exact sturen werk je in één keer de actuele gegevens van álle al gekoppelde debiteuren bij in Exact. Er wordt niets nieuws aangemaakt — alleen klanten die al in Exact staan — en ongewijzigde klanten worden overgeslagen. Ook dit loopt op de achtergrond, met een voortgangsvenster.

Wat deze acties beïnvloeden

Synchroniseren en aanmaken schrijven in je Exact-administratie: ze maken of wijzigen daar de relatie (debiteur). Omdat Exact per klantnummer maar één debiteur kent, is het belangrijk dat elk klantnummer in CarParts maar bij één klant hoort; dubbele klantnummers botsen op dezelfde debiteur. Lukt het synchroniseren niet — bijvoorbeeld met een foutmelding over rechten of de administratie — kijk dan op het dashboard bij Verbinding & rechten: de koppeling draait op de rechten en de administratie van de gekoppelde Exact-gebruiker.

Waarvoor je dit scherm niet gebruikt

Dit scherm gaat over je klanten als debiteuren. Je boekt er geen facturen mee — daarvoor kijk je bij 'Verkoopboekingen controleren (dry-run)' — en je koppelt er geen grootboekrekeningen mee; dat doe je op 'Grootboekrekeningen koppelen'.

Samenvatting

In dit artikel heb je gezien hoe je de debiteurenlijst leest, vooraf bekijkt wat er naar Exact gaat, je klanten op klantnummer aan bestaande debiteuren koppelt, losse klanten en hele groepen synchroniseert en de gegevens van gekoppelde debiteuren bijwerkt. Wil je weten of de koppeling klaarstaat om te boeken, lees dan 'Grootboekrekeningen koppelen'. Loopt synchroniseren mis, dan helpt 'Het Exact-dashboard gebruiken' je met de verbinding en de rechten.