Het e-mailoverzicht gebruiken

Soms wil je gewoon weten óf een e-mail er eigenlijk wel uit is gegaan. Heeft die klant zijn factuur per mail ontvangen? Is de bevestiging van een reservering echt verstuurd? In dit artikel leggen we uit hoe je het e-mailoverzicht van CarParts gebruikt om alle verstuurde e-mails terug te vinden, te doorzoeken en per stuk te bekijken.

Waar je het e-mailoverzicht voor gebruikt

Het e-mailoverzicht is het logboek van je webshop: elke e-mail die vanuit CarParts is verstuurd, komt hier automatisch in te staan. Denk aan factuur- en offertemails, bevestigingen van reserveringen, berichten naar leveranciers en algemene mails naar klanten. Je gebruikt het overzicht dus vooral om achteraf terug te kijken: wat is er wanneer, naar wie en met welk onderwerp verstuurd, en is dat gelukt.

Je stuurt vanaf deze pagina zelf geen nieuwe e-mails. Het overzicht is puur om te raadplegen. Dat maakt het een veilige plek om rond te kijken: je kunt hier niets per ongeluk versturen of overschrijven.

Het overzicht openen

Je vindt de pagina in het hoofdmenu aan de linkerkant.

1. Klik in het menu op E-mails (het envelop-icoon).
2. Het overzicht opent met de meest recent verstuurde e-mails bovenaan.

Standaard toont het overzicht de e-mails van ongeveer het afgelopen jaar tot vandaag. Zo zie je meteen de recente berichten, zonder dat de hele geschiedenis in één keer wordt ingeladen.

Let op: zie je deze pagina niet in het menu, dan heb je geen leesrechten voor de e-mailmodule. Vraag een beheerder van je omgeving om je de juiste rechten te geven.

De kolommen in het overzicht

Elke regel in de lijst staat voor één verstuurde e-mail. Van links naar rechts zie je:

• Van – het afzenderadres waarmee de e-mail is verstuurd.
• Naar – de ontvanger(s). Zijn er meerdere ontvangers, dan staan die onder elkaar.
• Onderwerp – de onderwerpregel van de e-mail.
• Type – het soort e-mail, bijvoorbeeld een factuur-, offerte- of reserveringsmail.
• Status – of de e-mail is verstuurd of niet (zie verderop).
• Verstuurd – de datum en tijd waarop de e-mail is verstuurd.

Helemaal rechts staat bij elke regel de knop Bekijk om de e-mail zelf te openen.

Filteren op type, periode en inhoud

Boven de lijst staat een filterregel waarmee je snel de juiste e-mails naar voren haalt. Dat is handig als er veel berichten in staan.

• Type e-mail – kies in de keuzelijst een type (bijvoorbeeld 'Factuur', 'Offerte', 'Reservering' of 'Algemeen') om alleen dat soort e-mails te zien. Met 'Alle types' zie je weer alles.
• Startdatum en Einddatum – bepaal de periode waarin je zoekt. Pas je een datum aan, dan ververst het overzicht zodra je het veld verlaat.
• Zoeken – typ hier een zoekterm. CarParts zoekt in het onderwerp, de ontvanger en de afzender, zodat je op bijvoorbeeld een klantnaam, e-mailadres of onderwerp kunt filteren. Met het kruisje naast het zoekveld wis je de zoekterm weer.

Met de knop Zoeken (het trechter-icoon) pas je de ingestelde filters in één keer toe.

Tip: combineer gerust meerdere filters. Kies bijvoorbeeld type 'Factuur', zet de periode op de afgelopen maand en typ een klantnaam in het zoekveld om precies de factuurmail van die klant terug te vinden.

Sorteren en bladeren door de lijst

Je kunt de volgorde van de lijst zelf bepalen. Klik op een kolomkop – bijvoorbeeld Verstuurd, Naar of Status – om op die kolom te sorteren. Klik je nog een keer op dezelfde kop, dan draait de volgorde om (van oplopend naar aflopend).

Onderaan het overzicht vind je de paginabalk. Daar stel je in hoeveel e-mails je per pagina wilt zien (10, 25, 50 of 100) en blader je naar de volgende pagina's. CarParts onthoudt jouw keuze voor het aantal regels per pagina, zodat het overzicht de volgende keer meteen zo staat zoals jij het prettig vindt.

Een e-mail openen en bekijken

Wil je precies zien wat er in een bericht stond, dan open je de e-mail zelf.

1. Zoek de juiste regel in de lijst.
2. Klik aan het einde van die regel op Bekijk.
3. Er opent een venster met de titel Email bekijken, waarin de volledige inhoud van de e-mail wordt getoond zoals de ontvanger die heeft gekregen.
4. Klik op het kruisje rechtsboven om het venster weer te sluiten.

Het gaat hier om een weergave van het verzonden bericht. Je kunt de e-mail in dit venster niet aanpassen of opnieuw versturen; het laat alleen zien wat er is verstuurd.

Wat de status je vertelt

De kolom Status vertelt je of een e-mail het daadwerkelijk heeft gehaald. Een e-mail met status 'verstuurd' is met succes de deur uitgegaan. Staat er 'mislukt', dan is het versturen niet gelukt – bijvoorbeeld omdat er iets misging bij de verzending. Zo zie je in één oogopslag of een belangrijk bericht, zoals een factuurmail, echt is uitgegaan of dat je nog actie moet ondernemen.

Let op: een status 'verstuurd' betekent dat de e-mail succesvol is aangeboden voor verzending. Of een ontvanger de e-mail ook echt opent, hangt af van zijn eigen mailbox en spamfilter.

Wat je ziet bij meerdere filialen

Werk je met meerdere filialen, dan toont het overzicht de e-mails die horen bij de klanten van jouw eigen filialen. Zo blijft de lijst overzichtelijk en zie je alleen de berichten die voor jou relevant zijn. Mis je e-mails die je verwacht had te zien, dan kan dat komen doordat ze bij een ander filiaal horen.

Waarvoor je het overzicht niet gebruikt

Het e-mailoverzicht is bewust alleen-lezen. Je gebruikt het dus niet om:

• nieuwe e-mails op te stellen of te versturen – een e-mail verstuur je vanuit het onderdeel waar hij bij hoort, bijvoorbeeld vanaf een factuur, een offerte, een inkooporder of een reservering. Zodra je dat doet, verschijnt de e-mail vanzelf in dit overzicht;
• de inhoud of de vormgeving van e-mails te wijzigen – de teksten en opmaak van je standaardmails beheer je via je e-mailtemplates;
• e-mails te verwijderen – het overzicht blijft als logboek bewaard, zodat je altijd kunt terugkijken wat er is verstuurd.

Het overzicht verandert dus zelf niets aan je e-mails of aan andere gegevens in je webshop. Het geeft puur weer wat er eerder is verstuurd.

Samenvatting

In dit artikel heb je gezien hoe je het e-mailoverzicht opent, hoe je filtert op type, periode en inhoud, hoe je de lijst sorteert en doorbladert, en hoe je met Bekijk een verstuurde e-mail opent. Ook weet je nu wat de status 'verstuurd' en 'mislukt' betekenen en waarvoor je het overzicht juist niet gebruikt.

Wil je de inhoud of opmaak van je uitgaande e-mails aanpassen, lees dan verder in 'E-mailtemplates beheren'. En om te zien hoe je vanuit een factuur een e-mail verstuurt die hier vervolgens in het overzicht terechtkomt, bekijk je 'Een factuur per e-mail versturen'.