Ontvangers van een campagne beheren

In dit artikel leggen we uit hoe je bepaalt wie een campagne ontvangt. Een campagne gaat alleen naar de contacten die je er bewust aan koppelt, dus het zorgvuldig samenstellen van die lijst is een belangrijke stap. We laten zien hoe je contacten koppelt en loskoppelt, hoe je met filters en tags de juiste doelgroep opzoekt en hoe je vooraf controleert wie de mailing straks echt krijgt en wie er wordt uitgesloten.

Wanneer gebruik je dit

Je gebruikt dit telkens wanneer een campagne klaarstaat om verstuurd te worden, maar je eerst wilt vastleggen naar wie hij gaat. Dat kan je hele adresbestand zijn, maar vaker is het een afgebakende groep, bijvoorbeeld alleen zakelijke klanten of alleen de contacten met een bepaalde tag.

Contacten koppelen aan een campagne

De ontvangers stel je samen op het tabblad 'CRM' binnen de campagne.

1. Open de campagne en klik op het tabblad 'CRM'.
2. Je ziet nu je contacten in een lijst. In de kolom 'Gekoppeld' staat per contact een schuifje.
3. Zet het schuifje aan om een contact als ontvanger toe te voegen, of uit om hem er weer af te halen.
4. Boven de lijst zie je doorlopend hoeveel contacten je in totaal hebt geselecteerd.

Elke keer dat je een schuifje aan- of uitzet, wordt die wijziging meteen bewaard bij de campagne. Je hoeft de selectie dus niet apart op te slaan.

De juiste doelgroep opzoeken met filters

Om niet door je hele bestand te hoeven scrollen, kun je de lijst inperken met de filters bovenin:

• Filter op klanttype om bijvoorbeeld alleen particulieren of alleen bedrijven te tonen.
• Filter op bron om te zien waar contacten vandaan komen.
• Gebruik de tag-filters om alleen de contacten van een bepaalde groep te tonen. Hoe je die groepen maakt, lees je in 'Marketing-tags beheren'.
• Zoek met het veld 'Zoeken' op naam of e-mailadres.

Tip: filter eerst op de doelgroep die je wilt bereiken en koppel dan pas de contacten. Zo weet je zeker dat je niemand per ongeluk overslaat of dubbel toevoegt.

De uiteindelijke ontvangerslijst controleren

Voordat je verstuurt, wil je weten wie de mailing écht krijgt. Dat zie je op de voorbeeldlijst:

1. Open op het tabblad 'Algemeen' van de campagne het ...-menu.
2. Kies 'Voorbeeldlijst campagne'.

Je komt op een pagina met twee delen. Bovenaan staat de 'Contactenlijst' met het aantal ontvangers en hun e-mailadressen: dit zijn de contacten die de campagne daadwerkelijk ontvangen. Daaronder staan de 'Uitgesloten contacten', met per contact een reden waarom die de mailing niet krijgt, bijvoorbeeld omdat er geen e-mailadres bekend is of omdat iemand zich heeft afgemeld.

Let op: een gekoppeld contact zonder geldig e-mailadres of een contact dat zich heeft afgemeld, komt automatisch bij de uitgesloten contacten terecht. Het aantal ontvangers op de voorbeeldlijst kan daardoor lager zijn dan het aantal dat je hebt aangevinkt.

Waarvoor je dit niet gebruikt

Het koppelen van ontvangers geldt alleen voor de campagne waarin je werkt; het verandert niets aan de contactgegevens zelf in je CRM. Een contact loskoppelen verwijdert dus geen klant, het haalt hem alleen van déze mailing af. En een contact dat zich heeft afgemeld, kun je niet via dit scherm alsnog mailen: dat uitsluiten is er juist om ongewenste mail te voorkomen.

Samenvatting

In dit artikel heb je gezien hoe je contacten aan een campagne koppelt en loskoppelt, hoe je met filters en tags de juiste doelgroep opzoekt en hoe je op de voorbeeldlijst controleert wie de mailing krijgt en wie wordt uitgesloten. Ga verder met 'Een campagne opbouwen en versturen' om de mailing te verzenden, of lees 'Marketing-tags beheren' om je doelgroepen slim in te richten.