Een certificaat aanmaken

In dit artikel leggen we uit hoe je in CarParts een certificaat aanmaakt. Een certificaat is een nette pdf die je uitreikt aan een deelnemer, bijvoorbeeld na een training, een cursus of een les die je hebt gegeven. Je vult een paar gegevens in - voor wie het certificaat is en om welke les het gaat - en CarParts zet daar meteen een pdf van klaar die je kunt downloaden, printen of doormailen. Je hebt er geen apart tekstprogramma voor nodig.

Wanneer gebruik je dit

Gebruik deze pagina als je losse certificaten wilt opstellen voor individuele deelnemers. Denk aan een bewijs van deelname aan een monteurstraining, een productkennis-sessie of een interne cursus. Je maakt per deelnemer één certificaat aan: voor elk nieuw certificaat vul je het formulier opnieuw in en genereer je een nieuwe pdf.

Het certificaat gaat over een persoon en een les, niet over een onderdeel uit je assortiment. Wil je documenten bij een product beheren (zoals een conformiteits- of productverklaring), dan doe je dat niet hier. Zie daarvoor de artikelen over je artikelen en catalogus.

Waar je het onderdeel vindt

Open in het menu het onderdeel Certificaten. Je komt dan direct op het aanmaakscherm, een formulier dat in twee blokken is opgedeeld: Persoonlijke Gegevens en Les Informatie.

Let op: zie je op de pagina geen knop Genereer Certificaat staan, dan heb je waarschijnlijk niet de juiste rechten voor dit onderdeel. Vraag een beheerder om je toegang te geven. Hoe dat werkt lees je in 'Rechten en machtigingen instellen'.

Zo maak je een certificaat

1. Ga naar het onderdeel Certificaten.
2. Vul onder Persoonlijke Gegevens bij Naam de naam van de deelnemer in. Deze naam komt op het certificaat te staan, dus neem hem precies over zoals je hem wilt tonen.
3. Kies bij Datum les de datum waarop de les of training plaatsvond. Je kiest de datum via de datumkiezer.
4. Vul onder Les Informatie bij Les de naam van de les of training in.
5. Vul eventueel bij Beschrijving een korte toelichting in, bijvoorbeeld het onderwerp of het niveau. Dit veld is niet verplicht; de rest wel.
6. Klik op Genereer Certificaat.

Tip: de velden Naam, Datum les en Les zijn verplicht. Zolang één daarvan nog leeg is, blijft de knop Genereer Certificaat grijs en kun je niet verder. Vul je het formulier toch onvolledig in, dan krijg je de melding dat je alle verplichte velden moet invullen.

Wat er daarna gebeurt

Zodra je op Genereer Certificaat klikt, maakt CarParts het certificaat aan en start automatisch de download van een pdf-bestand. De bestandsnaam is opgebouwd uit de naam van de deelnemer en de les, zodat je het bestand later makkelijk terugvindt. Je ziet een bevestiging dat het certificaat is aangemaakt, en het formulier wordt daarna leeggemaakt zodat je meteen een volgend certificaat kunt invullen.

De pdf komt in de downloadmap van je browser terecht. Vanaf daar kun je hem openen, printen of als bijlage meesturen in een e-mail.

Let op: het aangemaakte certificaat wordt niet bewaard in een overzicht binnen CarParts. Je krijgt uitsluitend het pdf-bestand. Wil je het certificaat later nog eens nodig hebben, bewaar de pdf dan zelf op een vaste plek, of maak hem opnieuw aan met dezelfde gegevens.

Waar je dit niet voor gebruikt

Dit onderdeel is bedoeld om een los deelnamecertificaat op te stellen. Het is niet bedoeld voor:

• Het beheren van productdocumenten of garantiepapieren bij een artikel.
• Het bijhouden van een deelnemerslijst of cursusadministratie; er wordt geen overzicht of historie van gemaakte certificaten opgebouwd.
• Het versturen van het certificaat namens jou; je downloadt de pdf zelf en bepaalt daarna wat je ermee doet.

Het aanmaken van een certificaat verandert verder niets in je CarParts-omgeving: er worden geen klantgegevens, artikelen of orders aangepast. Het enige resultaat is het pdf-bestand dat je downloadt.

Samenvatting

In dit artikel heb je gezien hoe je in CarParts een certificaat voor een deelnemer aanmaakt: je opent het onderdeel Certificaten, vult de naam, de lesdatum en de les in, klikt op Genereer Certificaat en downloadt het resultaat als pdf. Het certificaat wordt niet in een overzicht bewaard, dus bewaar de pdf zelf als je hem later nog nodig hebt. Wil je weten hoe je toegang tot dit onderdeel regelt, lees dan 'Rechten en machtigingen instellen'. Meer over het werken met je producten vind je in de artikelen onder 'Artikelen & catalogus'.