Plaatskaarten en tafels beheren

In dit artikel leggen we uit hoe je plaatskaarten en tafels beheert. Een plaatskaart is de plaatsindeling die je aan een tijdslot hangt: hij bepaalt welke en hoeveel plaatsen er beschikbaar zijn. Je richt een plaatskaart één keer in en hergebruikt hem daarna bij zoveel tijdsloten als je wilt. In dit artikel lees je hoe je de losse bouwstenen aanmaakt en in welke volgorde dat het handigst is.

Wanneer gebruik je plaatskaarten

Je gebruikt plaatskaarten zodra een boeking uit meer bestaat dan één algemene plek, bijvoorbeeld wanneer je verschillende soorten tafels of plaatsen aanbiedt. De plaatskaart groepeert die plaatsen zodat je ze in één keer aan een tijdslot kunt koppelen.

Je vindt het overzicht via Boekingen en dan het tabblad Plaatskaarten. Bovenaan staan twee tabbladen:

• Plaatskaarten – de plaatsindelingen zelf;
• Plaats types – de soorten plaatsen die je in een plaatskaart kunt gebruiken.

Begin met de plaats types

Een plaats type is een herbruikbare soort plaats, bijvoorbeeld een tafel voor twee of een tafel voor vier. Maak die eerst aan, want je hebt ze nodig zodra je tafels aan een plaatskaart toevoegt.

1. Open het tabblad Plaats types en klik op Nieuw Plaats types.
2. Vul een Titel in.
3. Vul een Standaard aantal zitplaatsen in. Dit aantal is een hulpwaarde en niet bindend bij de prijsbepaling.
4. Vul het Gedeelte in waar dit type bij hoort.
5. Klik op opslaan.

In het overzicht zie je per type de Titel, het Aantal en het Gedeelte.

Zo maak je een plaatskaart aan

1. Ga naar het tabblad Plaatskaarten en klik op Nieuw plaatskaart.
2. Vul een Titel in. Dit is de naam die jij intern gebruikt.
3. Vul een Weergave titel in. Dit is de naam die de klant te zien krijgt.
4. Klik op opslaan.

In het overzicht zie je per plaatskaart de Titel en het aantal Beschikbare zitplaatsen.

Tafels aan een plaatskaart toevoegen

Zodra je een plaatskaart hebt opgeslagen, verschijnt het tabblad Tafels. Hier voeg je de concrete plaatsen toe:

1. Open de plaatskaart en klik op het tabblad Tafels.
2. Klik op Nieuw tafel.
3. Vul een Titel in.
4. Kies het Tafel type. Het aantal zitplaatsen wordt dan automatisch overgenomen van het type.
5. Pas zo nodig het aantal Zitplaatsen aan en klik op opslaan.

Herhaal dit voor elke plaats in de plaatskaart. In het tafeloverzicht zie je de Titel, het Tafeltype en het aantal Zitplaatsen per rij.

Tip: bouw een plaatskaart op in deze volgorde: eerst de plaats types, dan de plaatskaart, dan de tafels. Zo kun je bij elke tafel meteen het juiste type kiezen.

Wat plaatskaarten beïnvloeden

Een plaatskaart staat nooit op zichzelf. Hij werkt door op meerdere plekken:

• bij het openzetten van een tijdslot kies je een of meer plaatskaarten; de tafels daarin bepalen de beschikbare plaatsen (zie 'De boekingsagenda gebruiken');
• ook bij 'Snelle tijdsloten instellen' kies je een plaatskaart als basis voor de reeks tijdsloten;
• op een item stel je per plaats type een prijs en aantal in; dat doe je bij 'Boekbare items beheren';
• het aantal zitplaatsen bepaalt hoeveel er geboekt kan worden en wanneer een slot vol is.

Waarvoor je dit niet gebruikt

Plaatskaarten gaan over de indeling van plaatsen, niet over prijzen of losse reserveringen. Je gebruikt ze dus niet om:

• prijzen vast te leggen – dat doe je op het item bij 'Boekbare items beheren';
• een individuele reservering aan te maken of te wijzigen – dat doe je in de agenda.

In dit artikel heb je gezien hoe je plaats types, plaatskaarten en tafels aanmaakt en hoe ze samen de beschikbare plaatsen vormen. Wil je de prijzen per plaats instellen, lees dan 'Boekbare items beheren'. Wil je plaatskaarten meteen inzetten voor een reeks tijdsloten, lees dan 'Snelle tijdsloten instellen'.