De boekingsagenda gebruiken

In dit artikel leggen we uit hoe je met de boekingsagenda werkt. Dit is het centrale werkscherm van de boekingenmodule: hier zie je in één oogopslag wanneer er plek is, zet je nieuwe tijdsloten open en volg je de reserveringen van je klanten op. Je gebruikt de agenda dus voor het dagelijkse beheer van je boekingen. Het inrichten van wát er geboekt kan worden gebeurt op andere plekken, die we onderaan aanstippen.

Wanneer gebruik je de agenda

De agenda is de eerste pagina die je ziet als je Boekingen opent. Je gebruikt hem om:

• te zien welke tijdsloten open staan en hoeveel plaatsen er al geboekt zijn;
• nieuwe tijdsloten (openingstijden) aan te maken;
• bestaande reserveringen te bekijken, te wijzigen, om te boeken of te annuleren;
• de betaalstatus van een boeking bij te werken.

Bovenaan staat de teller Totaal reserveringen met het aantal toekomstige reserveringen. Met het ververs-icoon ernaast haal je de meest actuele gegevens op.

Je weg vinden in de agenda

Met de knoppen vandaag, week en maand wissel je van weergave. Met de pijltjes en het datumveld erboven spring je naar een andere periode.

De agenda kan tijdsloten op twee manieren tonen, afhankelijk van een instelling:

• Alleen openingstijden: elk tijdslot verschijnt als een kaartje met het item, de tijd en hoeveel plaatsen er geboekt of nog vrij zijn. Een groen of rood bolletje geeft aan of het slot actief is.
• Reserveringen tonen: elk tijdslot kleurt mee met zijn status: beschikbaar, gereserveerd (met de naam van de klant) of niet beschikbaar.

Welke weergave actief is, stel je in bij de boekingsinstellingen. Lees hiervoor 'Boekingsinstellingen aanpassen'.

Tip: staat een slot op rood of op 'Niet beschikbaar'? Dan is het inactief en kunnen klanten er niet op boeken.

Zo zet je een nieuw tijdslot open

Een tijdslot (openingstijd) bepaalt wanneer een item geboekt kan worden. Zo maak je er één aan:

1. Klik rechtsboven op nieuw, of klik op het +-teken in een dag in de maandweergave.
2. Vul de Starttijd en Eindtijd in. Wil je dat het slot op een andere dag eindigt, zet dan Einddatum aanpassen aan.
3. Kies een Locatie en vervolgens het Item dat op die locatie geboekt kan worden.
4. Selecteer één of meer Plaatskaarten. Die bepalen welke plaatsen beschikbaar zijn.
5. Vul eventueel de extra categorievelden in, als die zijn ingeschakeld.
6. Zet Actief maken aan zodat het slot meteen boekbaar is en klik op Opslaan.

Tip: zie je onderaan de knop Nieuwe regel? Dan mag je meerdere items in één keer inplannen. Elke regel wordt een apart tijdslot.

Moet je in één keer een hele reeks tijdsloten aanmaken, bijvoorbeeld elk kwartier een slot? Gebruik dan Snelle tijdsblokken. Lees hiervoor 'Snelle tijdsloten instellen'.

Een tijdslot bekijken en beheren

Klik op een tijdslot in de agenda om de details te openen. Je ziet hoeveel plaatsen er geboekt zijn van het totaal, de lijst met reserveringen en eventueel Andere datums van hetzelfde item.

Rechts staan de acties die bij jouw inrichting horen, zoals:

• Reservering toevoegen – een boeking handmatig aan dit slot toevoegen;
• Datum toevoegen – een extra datum aan hetzelfde item koppelen;
• Tafels en Plaatskaarten – de plaatsindeling van dit slot bekijken;
• Email versturen – een bericht sturen aan de klanten van dit slot.

Met Bewerken pas je de datum en tijd van het slot aan. Verwijderen kan alleen als er nog geen reserveringen op het slot staan.

Let op: welke knoppen hier verschijnen, hangt af van de boekingsinstellingen. Mis je een knop, controleer dan die instellingen.

Een reservering opvolgen

Klik op een reservering om de boeking van een klant te openen. Je ziet de contactgegevens, de geboekte regels met prijzen, het betaalde bedrag en een eventueel verschil. De gekleurde statuslabels tonen de betaal- en reserveerstatus; klik op het betaallabel om de betaling snel op betaald te zetten.

De acties aan de rechterkant zijn onder meer:

• Wijzig boeking – de inhoud van de boeking aanpassen;
• Omboeken – de boeking naar een ander tijdslot verplaatsen (je kiest daarna het nieuwe slot in de agenda);
• Annuleer boeking – de reservering annuleren;
• Terugbetaling – een reeds betaald bedrag terugboeken;
• Stuur e-mail – een bericht naar de klant sturen;
• Stuur betaallink – bij een openstaand bedrag een betaalverzoek sturen;
• Naar CRM – naar de klantkaart springen.

Let op: het versturen van een e-mail of betaallink en het annuleren van een boeking merkt de klant. Controleer de gegevens voordat je bevestigt.

Wat de agenda beïnvloedt

Wat je in de agenda doet, werkt door in andere onderdelen:

• een actief tijdslot maakt een item boekbaar, ook online via je eigen site;
• een reservering wordt gekoppeld aan een factuur, een betaling en een klant in je CRM;
• een statuswijziging werkt door in de betaalstatus van de boeking;
• omboeken en annuleren passen de beschikbaarheid van de betrokken tijdsloten aan.

Waarvoor je de agenda niet gebruikt

De agenda is voor plannen en opvolgen, niet voor inrichten. Je gebruikt hem dus niet om:

• te bepalen wat er geboekt kan worden en wat het kost – dat doe je bij 'Boekbare items beheren';
• een plaatsindeling te ontwerpen – dat doe je bij 'Plaatskaarten en tafels beheren';
• cijfers en omzet te analyseren – daarvoor zijn er de 'Boekingsrapportages lezen'.

In dit artikel heb je gezien hoe je de agenda leest, nieuwe tijdsloten openzet en reserveringen opvolgt. Wil je snel veel tijdsloten aanmaken, lees dan 'Snelle tijdsloten instellen'. Werk je voor het eerst met boekingen, begin dan bij 'Boekbare items beheren'.