Boekingsrapportages lezen

In dit artikel leggen we uit hoe je de boekingsrapportages leest. Deze pagina geeft je snel inzicht in hoeveel er geboekt wordt, hoeveel omzet er binnenkomt en welke betalingen er in een periode zijn gedaan. Je gebruikt de rapportages om te volgen hoe je boekingen lopen; het zijn leesschermen, je verandert er niets mee aan de boekingen zelf.

Wanneer gebruik je de rapportages

Je gebruikt de rapportages als je wilt weten hoe je boekingen presteren, bijvoorbeeld om je week voor te bereiden of je omzet te controleren. Je vindt ze via Boekingen en dan het tabblad Rapportages. Bovenaan staan twee tabbladen: Overzicht en Betalingen.

Het tabblad Overzicht

Het tabblad Overzicht toont drie grafieken over de afgelopen zeven dagen:

• Boeking gecreëerd – een cirkeldiagram dat het aantal boekingen verdeelt over Online (door de klant zelf geboekt) en Rechtstreeks (door jou of een medewerker ingevoerd). Ernaast staat het totaal.
• Geïnde omzet – een cirkeldiagram met de geïnde omzet, uitgesplitst per betaalwijze.
• Een lijngrafiek die per dag laat zien hoeveel boekingen er binnenkwamen, ook weer gesplitst in online en rechtstreeks.

Tip: beweeg met je muis over een deel van een grafiek om de exacte waarde te zien.

Het tabblad Betalingen

Het tabblad Betalingen toont een lijst met betalingen over een periode die je zelf kiest. Met de velden Van en tot bovenaan stel je het datumbereik in; de lijst past zich direct aan.

Per betaling zie je onder meer:

• het Betalingsnummer en de Klant;
• het Bedrag en het deel Service;
• het Netto-bedrag en het Btw Totaal, met daarnaast de uitsplitsing Btw 9% en Btw 21%;
• de Datum van de betaling.

Onderaan kun je met de paginering het aantal rijen per pagina kiezen en door de lijst bladeren.

Gegevens exporteren naar Excel

Wil je verder met de cijfers in een spreadsheet? Dan heb je op het tabblad Betalingen twee exportknoppen:

• Excel – exporteert de betalingen over het gekozen datumbereik;
• Volledige export (Excel) – maakt een uitgebreidere export met alle details.

Klik op de gewenste knop; het bestand wordt als Excel-bestand gedownload. De export volgt steeds het datumbereik dat je bovenaan hebt ingesteld.

Let op: de export bevat klant- en betaalgegevens. Bewaar en deel het bestand zorgvuldig.

Wat de rapportages wel en niet doen

De rapportages zijn puur om te lezen en te exporteren. Ze veranderen niets: je past er geen boekingen, betalingen of statussen mee aan. Daarvoor ga je naar de boeking zelf in de agenda (zie 'De boekingsagenda gebruiken'). De rapportages vervangen ook geen volledige boekhouding; ze geven een overzicht van je boekingen en de bijbehorende betalingen.

In dit artikel heb je gezien hoe je het overzicht met boekingen en omzet leest, de betalingenlijst filtert op periode en de gegevens naar Excel exporteert. Wil je een losse boeking opzoeken of wijzigen, lees dan 'De boekingsagenda gebruiken'.