Boekbare items beheren

In dit artikel leggen we uit hoe je boekbare items beheert. Een item is datgene wat je klant uiteindelijk boekt. Hier leg je vast welke gegevens erbij horen, wat het kost per plaats en of het online zichtbaar is. Items zijn de basis van je boekingen: zonder item valt er niets in te plannen in de agenda. Daarom is dit vaak het eerste wat je inricht.

Wanneer gebruik je items

Je gebruikt items om te bepalen wat er geboekt kan worden. Je vindt het overzicht via Boekingen en dan het tabblad Items. Op de pagina Item overzicht zie je al je items, met een zoekveld om snel te filteren.

Per rij zie je de titel en een schakelaar Actief. Afhankelijk van je instellingen staan er extra schakelaars, zoals een website- of webshop-schakelaar, die je direct vanuit de lijst kunt omzetten.

Een item aanmaken

1. Klik op de overzichtspagina op Nieuw item.
2. Vul op het tabblad Algemeen de gegevens in (zie hieronder).
3. Klik op Opslaan.

Nadat je een item hebt opgeslagen, verschijnen de overige tabbladen waarmee je het item verder inricht.

Het tabblad Algemeen

Op Algemeen leg je de kerngegevens van het item vast:

• Titel – de naam van het item;
• Locatie – de boekingslocatie waar het item hoort (zie 'Boekingslocaties beheren');
• Mailtemplates – de e-mailsjablonen die bij dit item gebruikt worden;
• Beschrijving – een tekst in de tekstverwerker;
• Actief – of het item in gebruik is.

Afhankelijk van je instellingen zie je extra velden, zoals een duur (lengte in minuten), een model, een kleur, een eenheid of eigen vrije velden. Welke velden verschijnen en welk label ze dragen, bepaal je bij de boekingsinstellingen. Lees hiervoor 'Boekingsinstellingen aanpassen'.

Tip: met de knop Kopieeren maak je snel een nieuw item op basis van een bestaand item. Handig als je veel vergelijkbare items hebt.

Prijzen instellen op het tabblad Opties & Prijzen

Op het tabblad Opties & Prijzen leg je onder Prijzen per plaatskaart vast wat een plaats kost:

1. Selecteer de plaats types waarvoor je een prijs wilt instellen.
2. Vul per regel de Prijs (incl. btw) in.
3. Kies het bijbehorende Aantal.
4. Met het +-teken voeg je een extra prijsvariant toe voor hetzelfde type; met Verwijderen haal je een variant weg.
5. Klik op Opslaan.

De plaats types en plaatskaarten die je hier gebruikt, richt je in bij 'Plaatskaarten en tafels beheren'.

Let op: de prijs die je hier invult is inclusief btw. Dit is het bedrag dat de klant betaalt.

Afbeelding, categorieën en koppelen

Naast de prijzen heeft een item nog een paar tabbladen:

• Afbeelding – upload hier de afbeelding die bij het item hoort;
• Categorieen – deel het item in bij categorieën;
• Koppelen – koppel gerelateerde artikelen aan het item. Dit tabblad verschijnt alleen als het in de boekingsinstellingen is ingeschakeld.

Een item activeren en zichtbaar maken

Of een item daadwerkelijk boekbaar is, bepaal je met de schakelaar Actief. Of het ook online te zien is, regel je met de website- en webshop-schakelaars (als die zijn ingeschakeld). Je kunt deze schakelaars op het item zelf omzetten of direct in het overzicht.

Wat items beïnvloeden

Een item werkt door op veel plekken:

• in de agenda kies je een item wanneer je een tijdslot openzet (zie 'De boekingsagenda gebruiken');
• de website- en webshop-schakelaars bepalen of klanten het item online kunnen boeken;
• de prijzen per plaats bepalen wat een klant betaalt;
• de gekozen locatie koppelt het item aan een boekingslocatie;
• een ingestelde duur bepaalt hoeveel opeenvolgende tijdsloten een boeking inneemt.

Waarvoor je dit niet gebruikt

Items gaan over wat er geboekt kan worden, niet over wanneer of over de indeling van plaatsen. Je gebruikt ze dus niet om:

• beschikbaarheid in te plannen – dat doe je in de agenda;
• een plaatsindeling te ontwerpen – dat doe je bij 'Plaatskaarten en tafels beheren'.

In dit artikel heb je gezien hoe je een item aanmaakt, de gegevens en prijzen instelt en het zichtbaar maakt. Koppel je item daarna aan beschikbare tijd via 'De boekingsagenda gebruiken', en leg de plaatsen vast via 'Plaatskaarten en tafels beheren'.