Het bestellingen-overzicht gebruiken

In dit artikel leggen we uit hoe je het bestellingen-overzicht gebruikt. Dit is het startscherm van de module Bestellen en de plek waar alle orders van je klanten samenkomen. Je gebruikt het om snel een bestelling terug te vinden, om te zien welke orders nog verwerkt moeten worden en om in één oogopslag je omzet en marge over een periode te bekijken. Vanuit dit overzicht open je vervolgens een bestelling om 'm te bekijken, aan te passen of te verwerken.

Wanneer gebruik je dit overzicht

Het overzicht is je dagelijkse werklijst. Zodra er een bestelling binnenkomt (via je webshop, handmatig ingevoerd of uit een koppeling) verschijnt die hier. Je gebruikt het scherm om te filteren op een periode of status, om een specifieke order op te zoeken, en om te beslissen wat er met een order moet gebeuren. Het verwerken en factureren zelf doe je niet vanaf deze lijst, maar in de bestelling zelf; zie daarvoor 'Een bestelling bekijken en bewerken'.

Zoeken en filteren op periode en status

Bovenaan staat een zoek- en filterbalk. In het zoekveld kun je zoeken op ordernummer, op Picqer-nummer of op klantnaam. De velden Van en T/m begrenzen de periode. Via Status kies je tussen Alle, Concept en Geannuleerd.

1. Vul eventueel een zoekterm in bij Zoeken.
2. Kies een periode bij Van en T/m, of laat die leeg voor alle orders.
3. Kies bij Status of je alles wilt zien of alleen concepten.
4. Klik op Filter (of druk op Enter) om de lijst bij te werken.

Let op: geannuleerde orders vallen standaard buiten de lijst en buiten de totalen. Wil je ze toch terugzien, kies dan bij Status de optie 'Geannuleerd'.

Tip: als je zowel een begin- als einddatum invult, geldt een maximale periode van één maand. Kies je een ruimere periode, dan wordt de einddatum automatisch bijgesteld en krijg je daar een melding van.

Snelfilters voor veelgebruikte periodes

Onder de filterbalk vind je de Snelfilters: Vandaag, Gisteren, Deze week, Deze maand en Vorige maand. Eén klik zet meteen de juiste van/tot-datums en ververst de lijst. De actieve snelfilter blijft gemarkeerd. Zodra je daarna handmatig een datum aanpast of op Filter klikt, vervalt die markering en gelden weer je eigen datums.

De totalen bovenaan lezen

Boven de lijst staat een rij tegels met de samengevatte cijfers over de gekozen periode: Orderwaarde excl. btw, Retourwaarde, Netto orderwaarde, Kosten, Marge, het aantal Orders en het aantal Retouren. De marge-tegel kleurt mee zodat je in één oogopslag ziet hoe gezond de periode is: rood bij een lage marge, oranje in het middengebied en groen bij een gezonde marge.

Let op: laat je de datumvelden leeg, dan tonen de tegels de cijfers van vandaag. De lijst eronder toont dan nog wel alle orders. Wil je de totalen over een andere periode, vul dan de datums in en klik op Filter.

Wat de kolommen in de lijst tonen

Elke regel is één bestelling. Van links naar rechts zie je onder meer:

• # — het ordernummer; klik erop om de bestelling te openen.
• Picqer — het Picqer-nummer, als je met Picqer werkt. Een streepje betekent dat de order daar (nog) niet staat.
• Klant — de naam van de relatie, met daaronder eventuele tags.
• Datum — de besteldatum en -tijd.
• Omzet excl. btw, Marge en Factuurbedrag — de financiële kerncijfers van de order. De marge kleurt per regel mee, net als de tegel bovenaan.
• Aantal — het totaal aantal bestelde stuks.
• Status — bijvoorbeeld Concept of Bezig met verwerken.

De kolommen #, Datum, Marge en Factuurbedrag zijn sorteerbaar: klik op de kop om op te of aflopend te sorteren. Rechts zie je kleine iconen die aangeven of een order is afgedrukt, gemaild of in een verzamelfactuur zit, plus een Picqer-logo waarmee je de order in Picqer opent.

Let op: staat er een waarschuwingsdriehoekje bij een factuurbedrag van € 0,00? Dan is het bedrag nog niet bekend. Pas het bedrag dan eerst in Picqer aan voordat je de order daar afrondt.

Een bestelling openen of een nieuwe starten

Klik op het ordernummer of gebruik het menu met de drie puntjes rechts op een regel en kies Bestelling inzien om de order te openen. In datzelfde menu kun je, als je daar rechten voor hebt, een nog niet gefactureerde order ook Verwijderen.

Een nieuwe order maak je rechtsboven met de knop Nieuwe bestelling. Je komt dan in hetzelfde detailscherm, waar je eerst een klant kiest en daarna artikelen toevoegt. Dit lees je terug in 'Een bestelling bekijken en bewerken'.

De lijst exporteren naar Excel

Met de knop Export rechtsboven zet je de orders uit je huidige filter om in een Excel-bestand. De export draait op de achtergrond, zodat ook een grote periode zonder problemen klaargezet wordt. Je ziet een voortgangsvenster dat het bestand automatisch opent zodra het klaar is; daarnaast blijft de export beschikbaar op de Imports/Exports-pagina.

1. Stel je filter en periode in zoals je ze wilt exporteren.
2. Klik op Export.
3. Wacht tot het voortgangsvenster meldt dat de export klaar is; het bestand wordt dan gedownload.

Tip: laat je de datumvelden leeg bij een export, dan exporteert het scherm de orders van vandaag. Vul een periode in als je een ruimere export wilt.

Welke vestiging je ziet

Werk je met meerdere vestigingen, dan bepaalt de vestigingskiezer bovenaan het scherm welke orders je ziet. Wissel je van vestiging, dan ververst de lijst automatisch. Zo houd je per filiaal overzicht zonder apart te hoeven filteren.

Waarvoor je dit overzicht niet gebruikt

Het overzicht is bedoeld om te zoeken, te filteren en te volgen. Je past er geen regels of prijzen van een order aan en je verwerkt of factureert er niet rechtstreeks. Die acties doe je in de bestelling zelf. Ook retouren en facturen hebben hun eigen overzichten; hier zie je uitsluitend orders.

Samenvatting

In dit artikel heb je gezien hoe je het bestellingen-overzicht gebruikt: zoeken op order-, Picqer- of klantnaam, filteren op periode en status, de snelfilters en de totalen gebruiken, de kolommen lezen en orders exporteren naar Excel. Wil je nu een order openen en bewerken, lees dan 'Een bestelling bekijken en bewerken'. Ben je klaar om een order door te zetten, kijk dan bij 'Een order verwerken en factureren'.