Een order verwerken en factureren

In dit artikel leggen we uit hoe je een order verwerkt en factureert. Met deze actie zet je een order in één handeling door naar het magazijn én maak je er meteen een factuur van. Je gebruikt dit voor losse orders die direct een eigen factuur moeten krijgen, in plaats van mee te gaan met een verzamelfactuur. Na afloop open je de factuur en kun je 'm meteen mailen of afdrukken.

Wat 'Verwerken en factureren' doet

Deze actie doet twee dingen achter elkaar. Eerst wordt de order doorgezet naar het magazijn (en, als je met Picqer werkt, als verkooporder naar Picqer gestuurd). Daarna wordt er een factuur van de order aangemaakt. De order krijgt de status gefactureerd en ligt daarmee vast: je kunt de inhoud daarna niet meer aanpassen, omdat de factuur leidend is. De nieuwe factuur verschijnt in je facturenoverzicht.

Zo verwerk en factureer je een order

1. Open de order en controleer de klant, regels, aantallen en prijzen (zie 'Een bestelling bekijken en bewerken').
2. Klik rechtsboven op Verwerken en factureren.
3. Bevestig in het venster dat er een order en een factuur worden aangemaakt.

De order wordt eerst automatisch opgeslagen, daarna doorgezet en gefactureerd.

Let op: net als bij verwerken moeten verplichte ordervelden (referentie, opmerking of kenteken) ingevuld zijn. Ontbreekt er iets, dan krijg je daar eerst een melding over.

Het factuursjabloon kiezen en de factuur openen

Heb je meer dan één factuursjabloon, dan vraagt het scherm welk sjabloon je wilt gebruiken zodra de factuur is aangemaakt. Is er maar één sjabloon, dan slaat het die vraag over. Daarna opent de factuur automatisch als pdf in een nieuw tabblad, zodat je 'm meteen kunt controleren.

De factuur direct mailen of markeren als afgedrukt

Nadat de pdf is geopend, vraagt het scherm of je de factuur wilt mailen.

• Kies je Ja, dan opent het mailvenster waarmee je de factuur naar de klant stuurt. De order en de factuur worden gemarkeerd als gemaild, met datum en tijd.
• Kies je Nee, dan wordt de factuur gemarkeerd als afgedrukt.

In beide gevallen ga je daarna automatisch naar het facturenoverzicht, waar de nieuwe factuur klaarstaat. De markering 'afgedrukt' of 'gemaild' zie je ook terug als icoon in het bestellingen-overzicht.

'Los factureren': factureren als de order al in Picqer staat

Is de order al eerder verwerkt en staat hij dus al in het magazijn/Picqer? Dan verandert de knop in Los factureren. Het systeem maakt dan alleen een factuur aan en verwerkt de order niet opnieuw. Dat is bewust: een tweede verwerking zou een dubbele order in Picqer veroorzaken. De bevestiging meldt daarom dat de order niet opnieuw wordt verwerkt, maar alleen gefactureerd.

Tip: twijfel je of een order al verwerkt is? Kijk in het overzicht of er een Picqer-nummer bij staat. Zo ja, dan zie je op de order de knop Los factureren in plaats van Verwerken en factureren.

Wat er verandert aan de order

Na het factureren staat de order op gefactureerd en is het detailscherm alleen-lezen. De bijbehorende factuur vind je terug in het facturenoverzicht. Klopt er achteraf iets niet, dan pas je de order niet meer aan, maar maak je een creditfactuur of een nieuwe bestelling. Dubbel klikken op de knop levert geen dubbele factuur op; het systeem maakt per order maar één factuur aan.

Waarvoor je dit niet gebruikt

Wil je een order wel doorzetten maar nog niet factureren (bijvoorbeeld omdat hij mee moet met een verzamelfactuur), gebruik dan Verwerken in plaats van Verwerken en factureren. Dat lees je in 'Een order verwerken'. En wil je meerdere orders van een klant op één factuur bundelen, dan gebruik je de verzamelfactuur, niet deze actie.

Samenvatting

In dit artikel heb je gezien hoe je een order in één handeling verwerkt en factureert, hoe je het factuursjabloon kiest, de factuur opent en 'm direct mailt of als afgedrukt markeert. Je weet nu ook wanneer je in plaats daarvan 'los factureert'. Wil je de order juist zonder factuur doorzetten, lees dan 'Een order verwerken'.