Een order verwerken

In dit artikel leggen we uit hoe je een order verwerkt. Verwerken zet de order door naar het magazijn, maar maakt nog géén factuur aan. Je gebruikt dit als je de order wel wilt laten picken en versturen, maar het factureren wilt uitstellen tot de volgende verzamelfactuur. Zo houd je de magazijnafhandeling en de facturatie gescheiden.

Wat 'Verwerken' doet

Als je een order verwerkt, gebeurt er het volgende: de order wordt klaargezet voor het magazijn en, als je met Picqer werkt, als verkooporder naar Picqer gestuurd. Er wordt op dat moment géén factuur gemaakt. In plaats daarvan krijgt de order de status open, zodat hij automatisch meegaat met de eerstvolgende verzamelfactuur. Wat niet op voorraad ligt, wordt in principe bij je leveranciers bijbesteld, tenzij je op de order Niet automatisch doorbestellen bij leveranciers hebt aangevinkt.

Zo verwerk je een order

1. Open de order vanuit het bestellingen-overzicht (zie 'Een bestelling bekijken en bewerken').
2. Controleer de klant, de regels, de aantallen en de prijzen.
3. Klik rechtsboven op de knop Verwerken.
4. Bevestig in het venster dat verschijnt. Er wordt gemeld dat er geen factuur wordt aangemaakt en dat de order meegaat met de volgende verzamelfactuur.

De order wordt eerst automatisch opgeslagen en daarna doorgezet. Als het klaar is, keer je terug naar het overzicht.

Wat er daarna gebeurt

Na het verwerken zie je de order in het overzicht met een bijgewerkte status en, als je met Picqer werkt, een Picqer-nummer. Het magazijn kan aan de slag. Zodra je een verzamelfactuur aanmaakt, wordt deze order daarin meegenomen. Zijn er regels zonder prijs op de order? Dan krijgt de order automatisch de tag Aandacht vereist, zodat jij en het magazijn weten dat er iets nagekeken moet worden.

Let op: verplichte ordervelden (referentie, opmerking of kenteken) moeten ingevuld zijn voordat je kunt verwerken. Ontbreekt er iets, dan opent het betreffende veld zich en krijg je een melding.

Als de order al verwerkt is

Stond de order al in Picqer, dan merkt het systeem dat en wordt er niets opnieuw verstuurd. Je krijgt dan de melding dat de order al in Picqer stond. Zo voorkom je per ongeluk een dubbele order in het magazijn.

Het verschil met 'Verwerken en factureren'

Met Verwerken zet je de order wel door naar het magazijn, maar maak je nog geen factuur; die volgt later via een verzamelfactuur. Wil je in één handeling zowel doorzetten als een factuur aanmaken, gebruik dan Verwerken en factureren. Dat lees je in 'Een order verwerken en factureren'.

Tip: gebruik Verwerken voor klanten die je periodiek verzamelt op één factuur, en Verwerken en factureren voor losse orders die meteen een eigen factuur moeten krijgen.

Waarvoor je dit niet gebruikt

Verwerken is niet bedoeld om een factuur te maken; daarvoor is 'Verwerken en factureren' of de verzamelfactuur. Het is ook geen manier om een order nog eens naar het magazijn te duwen die er al staat: het systeem slaat dat bewust over. En het is geen vervanging voor het controleren van de order zelf, dat doe je ervóór.

Samenvatting

In dit artikel heb je gezien hoe je een order verwerkt: doorzetten naar het magazijn zonder factuur, zodat de order meegaat met de volgende verzamelfactuur. Je weet nu ook wat er gebeurt als een order al verwerkt was en wat het verschil is met factureren. Wil je direct een factuur, lees dan 'Een order verwerken en factureren'.