Een bestelling bekijken en bewerken

In dit artikel leggen we uit hoe je een bestelling opent om 'm te bekijken en aan te passen. Je doet dit om vóór het verwerken te controleren of de juiste klant, de juiste artikelen en de juiste aantallen en prijzen op de order staan. Ook een nieuwe bestelling maak je in ditzelfde scherm. Een nette, kloppende order hier bespaart je correcties verderop in de keten.

Een bestelling openen

Vanuit het bestellingen-overzicht klik je op het ordernummer of kies je in het menu met de drie puntjes voor Bestelling inzien. Je komt dan in het detailscherm van die order. Hoe je orders terugvindt lees je in 'Het bestellingen-overzicht gebruiken'.

De tabbladen van het detailscherm

Bovenin het detailscherm staan tabbladen. Algemeen is het werkblad met de gegevens en artikelregels. Historie toont alle wijzigingen die ooit op deze bestelling zijn gedaan, met de nieuwste onderaan. Als je daar rechten voor hebt, zie je ook het tabblad API-activiteit; dat lees je terug in 'De API-activiteit van een order bekijken'. Rechtsboven vind je de actieknoppen (Opslaan, Verwerken, Verwerken en factureren) en een Terug-knop naar het overzicht.

De bestelgegevens aanpassen

In het blok Bestelgegevens leg je vast voor wie en wanneer de order is:

• Relatie — de klant. Nog geen klant gekozen? Zoek en selecteer er een. Is de klant al gekozen, dan zie je 'm als een label met een link om de klant in een nieuw tabblad te openen en een kruisje om de keuze te wissen.
• Besteldatum — de datum van de order.
• Tags — labels bij de order. Sommige worden automatisch toegekend; je kunt ze hier ook handmatig toevoegen of verwijderen.
• Filiaal — heb je toegang tot meer dan één vestiging, dan kies je hier op welk filiaal de order boekt. Dit bepaalt onder meer de magazijnroutering en de nummerreeks. Bij precies één vestiging staat die al vast en zie je deze keuze niet.

Tip: kies altijd eerst de klant. Pas daarna kun je artikelen zoeken, en de prijzen die je ziet gelden dan voor die specifieke klant.

Verplichte velden: referentie, opmerking en kenteken

Onder de bestelgegevens zit een uitklapbaar blok Referentie, opmerking & kenteken. Hierin leg je een eigen referentie (bijvoorbeeld het ordernummer van de klant), een interne opmerking en een kenteken vast. Sommige klanten verplichten één of meer van deze velden; dan klapt het blok automatisch open en zie je een sterretje bij het verplichte veld. Zolang zo'n veld leeg is, kun je de order niet opslaan of verwerken.

Let op: een kenteken wordt automatisch in hoofdletters opgeslagen, zoals op een Nederlandse kentekenplaat.

Niet automatisch doorbestellen bij leveranciers

In de bestelgegevens staat de optie Niet automatisch doorbestellen bij leveranciers. Vink je die aan, dan gaat de order wel gewoon naar het magazijn, maar worden er geen inkooporders bij leveranciers aangemaakt. Wat niet op voorraad ligt, komt op backorder. Dit is handig als je een order bewust zonder bijbestellen wilt doorzetten. Zodra de order verwerkt is, ligt deze keuze vast en kun je 'm niet meer wijzigen.

Artikelen toevoegen en regels aanpassen

Rechts (of eronder) vind je het blok Artikelen zoeken. Typ minimaal drie tekens om te zoeken; je ziet per resultaat de Voorraad op het gekozen filiaal en de Prijs voor deze klant. Klik op Toevoegen om een artikel als regel op de bestelling te zetten.

In het blok Artikelen op bestelling staan de toegevoegde regels. Per regel pas je aan:

• het Aantal;
• de Bruto prijs en de Netto per stuk (de verkoopprijs vóór en na korting);
• de Inkoopprijs (per stuk);
• het BTW-tarief (21%, 9% of 0%).

Het Totaal netto per regel en de totalen onderaan worden automatisch bijgewerkt. Met Regel toevoegen maak je een lege regel aan die je zelf invult; met het prullenbak-icoon verwijder je een regel.

Let op: staat er een waarschuwingsbalk boven de regels, dan zijn er regels zonder prijs. Dat zijn niet-gekoppelde artikelen zonder prijs; ze gaan voor € 0,00 mee in de bestelling. Geef de regel een prijs of koppel een leverancier. Verwerk je de order toch zo, dan krijgt deze automatisch de tag Aandacht vereist, ook zichtbaar in Picqer.

De totalen en marge

Onder de regels zie je de opbouw van de order: Totaal excl. BTW, de btw per tarief, Totaal incl. BTW, de totale inkoopprijs en de Marge in euro's en in procenten. Alleen de btw-tarieven die daadwerkelijk op de order voorkomen worden getoond. Toeslagen zoals statiegeld of verwijderingsbijdrage tellen niet mee in de marge; staan die op de order, dan zie je dat bij het marge-label vermeld.

Je wijzigingen opslaan

Klik rechtsboven op Opslaan om je wijzigingen vast te leggen. Elke wijziging komt ook in de Historie van de order te staan. Navigeer je weg zonder op te slaan, dan waarschuwt het scherm je dat er nog niet-bewaarde wijzigingen zijn.

Tip: je hoeft niet apart op te slaan vóór je verwerkt. Bij Verwerken en Verwerken en factureren wordt de order eerst automatisch opgeslagen.

Wanneer een bestelling op slot zit

Is een order al gefactureerd, dan staat het hele scherm op alleen-lezen en zie je bovenaan een melding met een slotje. De factuur is dan leidend; een wijziging aan de order zou daar niet meer mee overeenkomen. Klopt er toch iets niet, maak dan een creditfactuur of een nieuwe bestelling aan.

Een nieuwe bestelling aanmaken

Een nieuwe order start je met de knop Nieuwe bestelling in het overzicht. Je komt in ditzelfde scherm, maar leeg. Kies eerst een klant, voeg daarna artikelen toe en sla op. Daarna kun je de order verwerken.

Waarvoor je dit scherm niet gebruikt

Dit scherm is er om de inhoud van één order te controleren en bij te werken. Het is niet de plek om de prijsregels van een klant structureel te wijzigen of om artikelen in je catalogus te onderhouden; dat doe je in de bijbehorende modules. Een gefactureerde order pas je hier bewust niet meer aan.

Samenvatting

In dit artikel heb je gezien hoe je een bestelling opent, de klant en kenmerken instelt, verplichte velden invult, artikelregels toevoegt en aanpast, de totalen en marge leest en je wijzigingen opslaat. Klopt de order? Ga dan verder met 'Een order verwerken' of met 'Een order verwerken en factureren'.