Het abonnementen-overzicht gebruiken

In dit artikel leggen we uit hoe je het abonnementen-overzicht in CarParts gebruikt. Dit is de centrale lijst waarin al je lopende en opgezegde abonnementen bij elkaar staan. Je gebruikt dit overzicht om snel een klant of abonnement terug te vinden, om in één oogopslag te zien welke abonnementen nog actief zijn en welke zijn opgezegd, en om van daaruit door te klikken naar de details van een los abonnement.

We laten je zien hoe je zoekt en filtert, hoe je de lijst sorteert en doorbladert, wat de kolommen betekenen en hoe je een selectie naar Excel exporteert.

Wanneer gebruik je het abonnementenoverzicht

Het overzicht is je startpunt voor alles rondom abonnementen. Je opent het via het menu onder Abonnementen. Gebruik het bijvoorbeeld als je:

• een klant belt en snel het bijbehorende abonnement wilt openen;
• wilt controleren welke abonnementen deze maand zijn gestart of opgezegd;
• een lijst wilt opbouwen van alle actieve leden op een bepaalde locatie;
• een export naar Excel nodig hebt voor je eigen administratie of een rapportage.

Omdat elke regel in de lijst een los abonnement is, is het overzicht vooral bedoeld om te vinden en te filteren. Zodra je daadwerkelijk iets aan een abonnement wilt zien of wijzigen, open je het via de knop Inzien aan het eind van de regel. Hoe dat werkt, lees je in 'Een abonnement bekijken'.

Zoeken en filteren in de lijst

Bovenaan het overzicht staat een filterbalk. Helemaal links vind je het zoekveld. Typ hier een zoekterm om de lijst meteen te vernauwen. Je zoekt tegelijk op de naam van de klant, het e-mailadres, de bedrijfscode, de locatie en de soort van het abonnement, dus je hoeft niet eerst te kiezen waarop je zoekt.

Tip: je zoekterm blijft bewaard wanneer je een abonnement opent en daarna terugkeert naar het overzicht. Zo sta je niet telkens opnieuw te typen.

Naast het zoekveld staan de filters, van links naar rechts:

1. Van en Tot - twee datumvelden waarmee je op startdatum filtert. Je ziet dan alleen abonnementen die binnen die periode zijn gestart.
2. Het statusfilter - kies Alle (opgezegd), Opgezegd of Actief om de lijst te beperken tot opgezegde of juist nog lopende abonnementen.
3. Bedrijfscode - typ een bedrijfscode om alleen abonnementen met die code te tonen.
4. Locatie - staat er met locaties gewerkt, dan kun je hier op een specifieke locatie filteren. Werk je niet met locaties, dan blijft dit filter verborgen.

Let op: zet je het statusfilter op Opgezegd, dan kijken de velden Van en Tot niet langer naar de startdatum, maar naar de einddatum/opzegdatum. Zo vind je bijvoorbeeld alle abonnementen die in een bepaalde maand zijn opgezegd.

Zodra je een filter of zoekterm hebt ingesteld, verschijnt rechts in de balk een herstelknop (het ronde pijltjes-icoon). Daarmee wis je in één keer alle filters en de zoekterm, zodat je weer de volledige lijst ziet.

Snelfilters gebruiken

Onder de filterbalk staat een rij snelfilters met de label Snelfilters. Deze knoppen vullen de datumvelden Van en Tot automatisch voor je in, zodat je niet handmatig datums hoeft te kiezen. Je kunt kiezen uit Vandaag, Gisteren, Deze week, Deze maand en Vorige maand.

Klik je bijvoorbeeld op Deze maand, dan toont de lijst meteen alle abonnementen die deze kalendermaand zijn gestart. Combineer je dit met het statusfilter Opgezegd, dan zie je in plaats daarvan de opzeggingen van die periode.

De lijst sorteren en doorbladeren

Je sorteert de lijst door op een kolomkop te klikken. Dat kan op Id, Naam, Bedrijfscode, E-mailadres, Startdatum, Einddatum en Opgezegd. Klik je nogmaals op dezelfde kop, dan draait de sorteervolgorde om van oplopend naar aflopend. Het pijltje in de kop laat zien op welke kolom en in welke richting je sorteert.

Onderaan het overzicht staat de pagineringsbalk. Daar kies je hoeveel regels je per pagina wilt zien (5, 10, 25 of 100) en blader je naar de volgende pagina. Jouw keuze voor het aantal regels per pagina onthouden we, zodat de lijst de volgende keer meteen zo wordt getoond.

Wat de kolommen betekenen

Elke regel toont de belangrijkste gegevens van een abonnement:

• Id - het unieke nummer van het abonnement.
• Naam - de klant of contactpersoon.
• Bedrijfscode - de code die bij de relatie hoort.
• E-mailadres - het e-mailadres van de klant.
• Startdatum en Einddatum - de looptijd van het abonnement.
• Omzet - het bedrag dat bij het abonnement hoort. Is er geen bedrag ingevuld, dan zie je Niet gevuld.
• Opgezegd - een vinkje dat aangeeft of het abonnement is opgezegd. Dit vinkje is alleen ter informatie en kun je hier niet aanpassen.

Aan het eind van elke regel staat de knop Inzien. Daarmee open je het abonnement om de details te bekijken of te wijzigen.

Abonnementen exporteren naar Excel

Beschik je over volledige beheerrechten, dan zie je rechtsboven in de filterbalk de knop Exporteren met een Excel-icoon. Hiermee zet je de lijst, met de filters die op dat moment actief zijn, om in een Excel-bestand.

1. Klik op Exporteren. Er opent een venster met de titel Abonnementen exporteren.
2. Onder Kolommen vink je aan welke gegevens je wilt meenemen in het bestand. Je keuze onthouden we voor een volgende keer.
3. Rechts zie je onder Voorbeeld meteen de eerste rijen zoals ze in het bestand komen, op basis van je huidige filters.
4. Klik op Exporteren om de export te starten, of op Annuleren om te sluiten.

De export draait op de achtergrond, zodat je gewoon verder kunt werken. Er verschijnt een voortgangsvenster dat de export volgt en het bestand automatisch downloadt zodra het klaar is. Het bestand blijft daarnaast bewaard op de 'Exports'-pagina, zodat je het later opnieuw kunt ophalen.

Let op: er kan maar één abonnementen-export tegelijk lopen. Krijg je de melding dat er al een export bezig is, wacht dan tot die klaar is en probeer het daarna opnieuw.

Waarvoor je het overzicht niet gebruikt

Het overzicht is bedoeld om abonnementen te vinden en te doorzoeken, niet om ze te bewerken. Wil je gegevens van een abonnement aanpassen, een abonnement opzeggen of de bijbehorende regels wijzigen, open het abonnement dan eerst met Inzien. Alle wijzigingen doe je in de detailpagina.

Ook maak je in dit overzicht geen nieuwe abonnementen aan: abonnementen ontstaan vanuit de bestelling of aanmelding van de klant en komen daarna vanzelf in de lijst te staan.

In dit artikel heb je gezien hoe je in het abonnementen-overzicht zoekt en filtert, snelfilters inzet, de lijst sorteert en doorbladert, de kolommen leest en een selectie naar Excel exporteert. Wil je verder met een specifiek abonnement, lees dan 'Een abonnement bekijken'.