Een abonnement bekijken

In dit artikel leggen we uit hoe je een los abonnement in CarParts bekijkt en beheert. Op de detailpagina van een abonnement zie je alles bij elkaar: wie de klant is, welke abonnementsvorm en looptijd gelden, wat er periodiek gefactureerd wordt en of het abonnement actief, opgezegd of gepauzeerd is. Vanaf diezelfde pagina pas je gegevens aan, zeg je een abonnement op of draai je dat weer terug, en beheer je eventuele externe koppelingen.

Een abonnement openen

Je opent een abonnement vanuit het abonnementen-overzicht. Zoek het abonnement op in de lijst en klik aan het eind van de regel op Inzien. Hoe je snel het juiste abonnement vindt, lees je in 'Het abonnementen-overzicht gebruiken'.

Bovenaan de detailpagina staan tabbladen. Standaard zie je Algemeen en Externe koppeling. Op het tabblad Algemeen staat alle inhoudelijke informatie; het tabblad Externe koppeling gebruik je alleen als er koppelingen met andere systemen actief zijn.

Naast de titel zie je een statuslabel dat de huidige staat van het abonnement weergeeft: Actief, Opgezegd of Gepauzeerd. Zo weet je meteen waar je naar kijkt.

Wat je op het tabblad Algemeen ziet

Het tabblad Algemeen is opgebouwd uit overzichtelijke blokken.

• Klant - toont de contactpersoon, de bijbehorende relatie en het factuuradres. Naast de contactpersoon staat een icoon waarmee je de relatie in een nieuw tabblad in CarParts opent, zodat je snel de volledige klantgegevens erbij kunt pakken.
• Abonnement - toont het abonnement-ID, de abonnementsvorm, hoe vaak er gefactureerd wordt (het aantal keer de gekozen periode), de start- en einddatum en, indien van toepassing, de soort, het profiel en de locatie.
• Looptijd & status - laat zien of het abonnement is opgezegd, wanneer dat gebeurde en om welke reden, en of het op dit moment gepauzeerd is.

Daaronder staat het blok Financieel met de regels die periodiek worden gefactureerd.

Gegevens van een abonnement aanpassen

Of je gegevens kunt wijzigen, hangt af van je rechten en van hoe de abonnementen in jouw omgeving zijn ingericht. Mag je bewerken, dan verschijnt rechtsboven de knop Opslaan en zijn de bewerkbare velden actief.

Velden die je doorgaans kunt aanpassen zijn onder andere de Abonnementsvorm, de factuurfrequentie bij Factureer iedere, de Einddatum en de Reden opzegging. Velden als het abonnement-ID en de startdatum zijn alleen ter informatie en kun je niet wijzigen.

Zo pas je gegevens aan:

1. Wijzig de gewenste velden in het blok Abonnement of Looptijd & status.
2. Klik rechtsboven op Opslaan. De knop bevestigt met een vinkje zodra je wijziging is opgeslagen.

Wil je de klant wijzigen, klik dan in het blok Klant op het kruisje naast de contactpersoon. Je kunt daarna een andere contactpersoon opzoeken; de relatie en het factuuradres volgen automatisch uit je keuze.

Let op: wordt er met locaties gewerkt, dan vormt het veld Locatie een uitzondering. Kies je hier een andere locatie, dan vragen we je dat eerst te bevestigen en wordt de wijziging meteen doorgevoerd, los van de knop Opslaan.

De te factureren regels lezen en bewerken

In het blok Financieel zie je precies wat er elke factuurperiode in rekening wordt gebracht. Per regel staan onder meer het aantal, de omschrijving, het type, de regelprijs, het btw-percentage en de bedragen exclusief en inclusief btw. Onderaan vind je de totalen.

Mag je bewerken, dan pas je het Aantal, de Omschrijving en de Regelprijs rechtstreeks in de regel aan. Zodra je een veld verlaat, slaan we die wijziging direct op; je hoeft daarvoor niet apart op Opslaan te klikken.

Wijkt de prijs van een regel af van de standaardprijs, dan markeren we dat. Je ziet dan bij de regel de tekst Afwijkend met de standaardprijs erbij, en bovenaan het blok verschijnt een label Prijsafspraak. Zo is in één oogopslag duidelijk dat er een afwijkende prijsafspraak geldt voor deze klant.

Een abonnement opzeggen, terugdraaien of verwijderen

Onder in het tabblad Algemeen staan de actieknoppen. Welke je ziet, hangt af van je rechten en de inrichting van de abonnementen.

• Abonnement opzeggen - zet het abonnement op opgezegd. We vragen je dit eerst te bevestigen. Vul eventueel eerst de Reden opzegging in, zodat die wordt vastgelegd.
• Opzegging terugdraaien - deze knop verschijnt bij een opgezegd abonnement en zet het weer op actief.
• Abonnement verwijderen - verwijdert het abonnement definitief. Dit vragen we je te bevestigen en is daarna niet meer terug te draaien.

Let op: opzeggen en terugdraaien zijn omkeerbaar, maar verwijderen is dat niet. Weet je niet zeker of je een abonnement nog nodig hebt, kies dan voor opzeggen in plaats van verwijderen.

Afhankelijk van je omgeving kun je een abonnement ook tijdelijk pauzeren. De status verandert dan naar Gepauzeerd en de automatische incasso wordt stopgezet zolang de pauze loopt.

Externe koppelingen beheren

Werkt jouw omgeving samen met een extern systeem, dan vind je dat terug op het tabblad Externe koppeling. Is er geen koppeling ingeschakeld, dan zie je daar een melding dat er voor deze klant geen externe koppeling actief is.

Afhankelijk van wat er is ingericht, zie je hier een of meer blokken:

• Een blok voor een toegangs- of deursysteem, met het gekoppelde ID en kaartnummer en een knop Synchroniseren.
• Een blok voor een trainingsplatform, met een knop Synchroniseren om de klantgegevens naar dat platform door te zetten.
• Een blok voor een externe facturatiekoppeling, met de bijbehorende referenties ter informatie.

Met de knop Synchroniseren stuur je de actuele gegevens van de klant naar het gekoppelde systeem. We bevestigen met een melding of de synchronisatie is gelukt.

Waarvoor je deze pagina niet gebruikt

De detailpagina gaat altijd over één abonnement. Wil je meerdere abonnementen naast elkaar vergelijken, ze als lijst doorzoeken of een export maken, gebruik dan het abonnementen-overzicht.

In dit artikel heb je gezien hoe je een abonnement opent en leest, hoe je gegevens en factuurregels aanpast, hoe je een abonnement opzegt, terugdraait of verwijdert en hoe je externe koppelingen beheert. Wil je eerst het juiste abonnement vinden, lees dan 'Het abonnementen-overzicht gebruiken'.